Что такое первичка
Первичные документы — это бумажки, которыми подтверждается каждое действие бизнеса: продал, купил, оплатил, получил.
Без первички ты не можешь:
- Уменьшить налог УСН 15% на расходы
- Доказать что деньги на счёте — это оплата от клиента, а не твой доход как физлица
- Ответить на требование ФНС при проверке
- Разобраться с клиентом в суде если что-то пошло не так
Обязательный минимум для ИП
- Договоры с клиентами. На каждую сделку, даже устная договорённость — как минимум оферта на сайте.
- Акты выполненных работ / товарные накладные. Подтверждает что услугу оказал / товар отгрузил.
- Счета на оплату. Не обязательны, но удобно.
- Кассовые чеки / приходные ордера. На все поступления.
- Договоры с поставщиками + акты закупок + УПД. Подтверждают расходы.
- Банковские выписки. Скачиваешь помесячно в PDF.
- Документы по сотрудникам — трудовые договоры, приказы, ведомости зарплаты, табели.
- КУДиР — книга учёта доходов и расходов, обязательна для УСН.
Сколько хранить
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Первичка (акты, накладные, счета) | 5 лет |
| Договоры | 5 лет после окончания |
| КУДиР | 4 года |
| Декларации и отчётность | 5 лет |
| Кадровые документы (трудовые, приказы) | 75 лет (!) |
| Расчёты по зарплате | 75 лет (без начислений — 5 лет) |
| Банковские выписки | 5 лет |
75 лет по кадрам — это чтобы сотрудник в 60 мог подтвердить свой стаж и зарплату для пенсии.
Как хранить (без геморроя)
Электронное хранение легально с 2015 года. Оригиналы бумажных — можно оцифровать и уничтожить (кроме подписанных «мокрой» подписью, где закон требует бумагу).
Практичная схема:
- Папка на Google Drive / Яндекс.Диске:
/Первичка/2026/ - Внутри — по месяцам:
/2026/01-январь/ - В каждом месяце:
договоры/,акты/,чеки/,выписка.pdf - Имя файла:
2026-01-15_Акт_ООО-Ромашка_50000руб.pdf - Раз в год — архивирование в zip + бэкап на внешний диск
Не хранить в чатах WhatsApp/Telegram — теряется, не ищется, не доказывается.
Как правильно оформить акт
Обязательные реквизиты акта выполненных работ:
- Название документа («Акт выполненных работ № __»)
- Дата составления
- Стороны (полное наименование, ИНН)
- Описание работ/услуг — конкретно, не «консультационные услуги»
- Стоимость
- Подписи обеих сторон + печати (если есть)
Опасность: формулировка «консультационные услуги» в акте — первое, что вызывает вопросы у ФНС. Пиши конкретно: «Разработка макета сайта в Figma, 12 экранов».
Электронный документооборот (ЭДО)
ЭДО экономит время и бумагу. Работает так: контрагент подписывает документ электронной подписью в своей системе, ты получаешь и тоже подписываешь. Всё, документ равен бумажному оригиналу.
Популярные системы: Диадок (Контур), СБИС, Такском, 1С-ЭДО.
Стоимость: 2–5 тыс/год абонплата + плата за исходящие документы (обычно 10–20 ₽ за документ).
Обязательно с 2024 года — работа с маркированными товарами. Скоро распространят на всех.
Проверка ФНС: что смотрят
При камеральной проверке (по декларации) налоговая может запросить:
- КУДиР за период проверки
- Первичку по конкретным операциям
- Банковские выписки
- Договоры и акты с контрагентами
Срок ответа — 10 рабочих дней с момента получения требования. Не успел — штраф от 200 до 500 ₽ за документ + доначисление налога.
Правильный ход: держи всё в одной облачной папке, при получении требования — распечатываешь нужные документы за час, а не шаришь по почте два дня.
Хочешь систему, а не отдельные приёмы?
На 28-дневном интенсиве ПОРЯДОК разбираем финансы, клиентов и рост целиком. С AI-наставником, домашками на твоих цифрах и закрытым сообществом.
Узнать тарифы →7 инструментов для бизнеса
Считай маржу, себестоимость, точку безубыточности бесплатно.
Открыть →