Постоянные и переменные затраты: что это и как их разделить в малом бизнесе

Постоянные затраты: что это простыми словами

Постоянные затраты не зависят от того, сколько ты продал в этом месяце. Продал на 100 тысяч или на миллион — аренда та же. Закрыл месяц без единой продажи — её всё равно платить.

Типичные постоянные расходы малого бизнеса:

• аренда помещения, склада, коворкинга;
• оклады сотрудников без процентной части и взносы с них;
• бухгалтер на абонентском обслуживании;
• подписки: CRM, онлайн-касса, хостинг, сервисы рассылок;
• обслуживание расчётного счёта и интернет;
• фиксированные страховые взносы ИП за себя;
• твоя «зарплата» собственника, если ты платишь её себе регулярно.

Важно слово «пока». Постоянные затраты постоянны в каком-то диапазоне. Если продажи вырастут втрое, понадобится второй склад или ещё один администратор — и постоянные расходы скачком станут выше. Поэтому их пересматривают при каждом заметном росте или падении бизнеса.

Переменные затраты: что это и как их узнать

Переменные затраты появляются вместе с продажей. Нет продажи — нет и расхода. Чем больше продаёшь, тем больше эта сумма в рублях.

Примеры переменных затрат:

• закупочная цена товара и его доставка до склада;
• упаковка, этикетки, расходники на одну услугу;
• комиссия маркетплейса и эквайринга;
• доставка до покупателя, если её оплачиваешь ты;
• процент менеджеру или мастеру с каждой продажи;
• налог с выручки, если ты на УСН «Доходы» или на НПД.

Простая проверка: представь, что в следующем месяце продажи упали вдвое. Расход тоже уменьшится примерно вдвое? Значит, он переменный. Останется прежним? Постоянный. Изменится, но не пропорционально? Это смешанный расход, о нём ниже.

Пример: магазин и услуга в одной таблице

Возьмём два условных бизнеса. Цифры учебные, не из реальной отчётности.

Видно, что у магазина основная тяжесть в закупке, а у студии — в проценте мастеру. Это две разные экономики: магазину важно торговаться с поставщиком, студии — следить за загрузкой мастеров и ценой процедуры. Таблица из десяти строк уже даёт эту картину.

Спорные статьи: куда отнести

На практике половина вопросов — про расходы, которые не ложатся ровно в одну корзину.

Зарплата с процентом. Оклад — постоянная часть, процент с продаж — переменная. Раздели их на две строки, а не записывай общей суммой.

Реклама. Фиксированный бюджет в месяц — постоянный расход: ты его тратишь независимо от результата. Оплата за заказ или за лид у партнёров — переменный.

Связь, электричество, коммуналка. Обычно это смешанные расходы: есть база, которая не меняется, и часть, растущая с нагрузкой. Для малого бизнеса проще считать их постоянными, если доля маленькая. Для производства или пекарни, где электричество зависит от выпуска, выдели переменную часть.

Налоги. Налог на УСН «Доходы» и на НПД берётся с выручки — значит, он переменный. Фиксированные взносы ИП — постоянные. Налог на УСН «Доходы минус расходы» удобнее считать после прибыли, отдельной строкой.

Доставка и упаковка. Если платишь за каждый заказ — переменные. Если у тебя курьер на окладе — постоянные.

Правило одно: относи расход туда, где он ведёт себя в твоём бизнесе, а не туда, где он стоит в учебнике. Записывай решение, чтобы через месяц не пересчитывать заново.

Зачем делить: точка безубыточности, цена и скидки

Деление на две корзины нужно не для красоты отчёта. Из него сразу получаются три рабочих цифры.

Маржинальная прибыль. Выручка минус переменные затраты. Это деньги, которые остаются с продаж, чтобы покрыть постоянные расходы и дать прибыль. Если у магазина из примера переменные затраты 57% выручки (закупка и эквайринг), то с каждого рубля продаж на покрытие аренды и окладов остаётся 43 копейки.

Точка безубыточности. Постоянные затраты делим на долю маржинальной прибыли. У магазина постоянных расходов 170 000 ₽ в месяц: 170 000 / 0,43 ≈ 395 349 ₽. Это выручка, при которой бизнес выходит в ноль. Всё, что продано сверх неё, работает на прибыль. Формулу и разбор — в статье «Точка безубыточности», а свои цифры подставь в калькулятор точки безубыточности.

Предел скидки. Скидка уменьшает выручку, а переменные затраты на ту же продажу остаются прежними. Если доля маржинальной прибыли 43%, скидка 20% съедает почти половину денег с продажи. Знать переменные затраты — значит понимать, какую скидку бизнес выдержит. Перевод наценки в маржу удобно проверять в калькуляторе маржи и наценки.

Как разделить свои расходы за один вечер

1. Возьми выписку по счёту и записи расходов за последние три месяца.
2. Выпиши все статьи расходов в столбик. Не больше 20–25 строк: мелочи объедини.
3. Напротив каждой поставь «П» (постоянная), «Пер» (переменная) или «См» (смешанная).
4. Смешанные раздели на две строки: базовая сумма — в постоянные, остаток — в переменные.
5. Посчитай среднее за месяц по постоянным и долю переменных от выручки в процентах.
6. Проверь результат: если доля переменных скачет от месяца к месяцу больше чем на 5–7 пунктов, где-то ошибка в отнесении или расход записан не в тот месяц.

После этого у тебя на одной странице две цифры, по которым можно принимать решения: сколько бизнес тратит каждый месяц при любой погоде и сколько уходит с каждого рубля продаж. Если хочешь глубже, посмотри, как устроена реальная себестоимость и какие скрытые расходы чаще всего теряются в расчётах.

Частые ошибки при делении затрат

• Считать зарплату целиком постоянной, когда у продавцов большой процент. Тогда точка безубыточности выходит заниженной, а бизнес кажется устойчивее, чем есть.
• Забывать про себя. Если собственник работает в бизнесе и забирает деньги, это расход. Без него прибыль выглядит больше, чем на самом деле.
• Не учитывать комиссии и возвраты в переменных затратах. У селлеров на маркетплейсах это иногда треть выручки.
• Один раз разделить и забыть. Поднял аренду, сменил поставщика, ввёл бесплатную доставку — пересчитай доли.

Разделение затрат — основа управленческого учёта. На марафоне ПОРЯДОК мы раскладываем расходы участников на эти корзины на их собственных цифрах, а потом считаем точку безубыточности и цену. Начать можно и самому: таблица из этой статьи — уже половина работы.