Самозанятый исполнитель: как не получить переквалификацию в трудовой договор

Чем рискует именно заказчик

Самозанятый при переквалификации не теряет почти ничего — налог 6% ему пересчитают. Платит заказчик.

Что доначисляют за весь период работы:

• НДФЛ 13% со всех выплат — причём из своих денег, удержать с человека задним числом нельзя
• Страховые взносы — около 30% сверху
• Пени за каждый день просрочки
• Штраф 20−40% от неуплаченной суммы
• Штраф по КоАП за подмену трудового договора — до 100 тыс ₽ на организацию, до 10 тыс на ИП

Цена вопроса на цифрах. Платили самозанятому 80 тыс в месяц год. При переквалификации: НДФЛ 124 тыс, взносы 288 тыс, пени и штраф ещё около 100 тыс. Итого более 500 тыс ₽ за одного человека.

Девять признаков, по которым отношения признают трудовыми

Инспекция смотрит не на название договора, а на то, как всё устроено на деле.

1. Регулярность одинаковых сумм. Каждый месяц ровно 60 000 — выглядит как оклад
2. Выплаты дважды в месяц в те же даты, что у штатных сотрудников
3. Единственный заказчик. Человек весь год работает только на вас — верный признак
4. Он зарегистрировался как самозанятый в день начала работы с вами и по вашей просьбе
5. Бывший сотрудник. Уволился и вернулся самозанятым — прямой запрет, для таких два года действует ограничение
6. Подчинение графику. В переписке «приходи к девяти», «отпросись»
7. Рабочее место и оборудование от вас без отдельного договора аренды
8. Процесс вместо результата. В договоре «выполняет функции менеджера», а не «оказывает такую-то услугу к такому-то сроку»
9. Материальная ответственность и дисциплина. Штрафы за опоздания, инструктажи, подчинение руководителю

Одного признака мало, но три-четыре вместе дают инспекции достаточную картину.

Как оформить, чтобы вопросов не было

Договор пишем на результат, а не на процесс.

Плохо: «Исполнитель выполняет обязанности SMM-специалиста с 9 до 18, оплата 60 000 ₽ ежемесячно».

Хорошо: «Исполнитель оказывает услуги по подготовке и размещению 20 публикаций и 40 сторис. Стоимость 62 400 ₽, срок — до 30 числа. Исполнитель самостоятельно определяет время и порядок работы».

Обязательный набор на каждую выплату:

1. Акт с перечнем того, что сделано, и конкретными цифрами
2. Чек из приложения «Мой налог» — без него расход вообще не примут
3. Проверка статуса на день оплаты через сервис ФНС: статус слетает, если превышен лимит 2,4 млн в год

Пять простых правил: суммы должны отличаться от месяца к месяцу; даты выплат не совпадают с зарплатными; в переписке обсуждаем результат и сроки, а не явку; не включаем человека в рабочие чаты с графиком; не нанимаем бывших сотрудников ближайшие два года.

Когда самозанятый не подходит вовсе

Есть задачи, где схема не сработает при любом оформлении.

• Постоянная функция в бизнесе. Продавец в магазине, администратор, бухгалтер на полный день — это работа, а не услуга
• Работа по графику вашего заведения. Смены, открытие и закрытие точки
• Задачи под постоянным контролем. Если вы управляете ходом работы ежедневно — это трудовые отношения
• Доход человека превысил 2,4 млн в год — статус слетает автоматически, и дальше выплаты облагаются как обычному физлицу

Что делать вместо: для постоянных функций — трудовой договор или ГПХ с физлицом с удержанием НДФЛ. Для крупных объёмов — работа с ИП на УСН, там лимита 2,4 млн нет.

Что проверить прямо сегодня

1. Открыть договоры с самозанятыми и посмотреть: там результат или функция
2. Проверить выписку: есть ли одинаковые суммы в одни и те же даты каждый месяц
3. Убедиться, что по каждой выплате лежат акт и чек
4. Проверить, нет ли среди исполнителей бывших сотрудников за последние два года
5. Перечитать переписку: нет ли там графика, отгулов и подчинения

Если нашлось два-три совпадения — переоформить договоры и поправить практику дешевле, чем объясняться потом. Налоговая видит эти признаки автоматически: система сама помечает заказчиков, у которых много самозанятых с регулярными одинаковыми платежами.