Инвентаризация в магазине: как провести за один вечер и понять, куда утекает товар

Зачем считать, если «всё и так видно»

Владелец магазина обычно уверен, что держит остатки в голове или в учётной программе. Первая же инвентаризация показывает разрыв на 3-8% позиций.

Откуда берётся разница:

• Пересорт. Продали чёрную футболку размера M, пробили как размер S. В деньгах сходится, в остатках — нет
• Бой и порча. Разбили банку, помяли упаковку, истёк срок. Списать забыли
• Воровство покупателей. В рознице без охраны — 1-2% оборота
• Воровство персонала. Самая болезненная статья: 60% недостач в малой рознице
• Ошибки приёмки. Приняли 48 штук, в коробке было 46 — расписались не пересчитав
• Неучтённые возвраты. Приняли назад, положили на полку, в программе не провели

Пока не посчитал — не знаешь, какая из причин твоя. А лечатся они по-разному.

Как часто проводить

Обязательно — при смене материально ответственного лица, после кражи или залива, перед закрытием года.

Подготовка: что сделать до пересчёта

1. Закрыть движение товара. Пересчёт идёт после закрытия смены. Ничего не принимаем и не отгружаем
2. Провести все документы. Все накладные, возвраты, списания за период должны быть в программе. Иначе посчитаешь разницу там, где её нет
3. Разложить товар по местам. Одинаковые позиции собрать в одно место, иначе посчитаешь дважды или пропустишь
4. Распечатать опись из программы — но без колонки с учётным количеством. Считающий не должен видеть, сколько «должно быть», иначе подгонит цифру
5. Назначить пары. Один считает, второй записывает. Материально ответственный присутствует, но не считает свой участок

Порядок пересчёта

Идём по залу и складу в одном направлении: слева направо, сверху вниз, стеллаж за стеллажом. Не прыгаем.

Что фиксируем на каждую позицию: артикул или штрихкод, название, единицу измерения, фактическое количество.

Приёмы, которые экономят часы:

• Сканер вместо глаз. Терминал сбора данных или приложение на телефоне (МойСклад, Контур.Маркет) — пикаешь штрихкод, вводишь количество. Быстрее раза в три и без ошибок переписывания
• Групповая упаковка. Целые коробки не вскрываем — считаем коробками и пишем «12 кор. × 24 шт»
• Маркировка посчитанного. Наклейка или мелок на полке — чтобы не посчитать участок дважды
• Слепой пересчёт спорных. Если по позиции большая разница — пересчитывает другой человек, не зная первой цифры

Документы: что оформить

Для ИП без сотрудников достаточно внутренней описи в свободной форме. Если есть материально ответственные лица — нужны документы, иначе удержать недостачу не получится.

1. Приказ о проведении (ИНВ-22): дата, состав комиссии, что проверяем, сроки
2. Инвентаризационная опись (ИНВ-3): фактические остатки, подписи всех членов комиссии и матответственного
3. Сличительная ведомость (ИНВ-19): только позиции с расхождением — учётное, фактическое, разница в штуках и деньгах
4. Объяснительная от матответственного по каждой существенной недостаче
5. Приказ о результатах: что списываем, что удерживаем, что приходуем

Формы ИНВ необязательны с 2013 года — можно свои, но реквизиты первичного документа должны быть все. Проще взять готовые.

Что делать с разницей

Недостача в пределах естественной убыли (усушка, утруска — для продуктов и сыпучих) — списывается в расходы по утверждённым нормам.

Недостача сверх норм:

• Виновник найден и согласен — удержание из зарплаты, но не более среднемесячного заработка за раз (ст. 248 ТК)
• Виновник найден, но не согласен — только через суд
• Виновник не найден — списание в прочие расходы. На УСН 15% такие расходы не принимаются, платишь налог с украденного

Излишки приходуются по рыночной стоимости и считаются внереализационным доходом — с них платится налог. Да, за лишний товар тоже надо заплатить.

Пересорт зачитывается только при трёх условиях: один период, один матответственный, товары одного наименования в равном количестве. Иначе — отдельно недостача и отдельно излишек.

Как снизить недостачу до следующего раза

1. Приёмка с пересчётом. Вскрываем и считаем при курьере. Расписался не глядя — недостача твоя
2. Списание день в день. Разбил, испортил, отдал на пробу — акт в тот же день, не «потом вспомню»
3. Договор о полной материальной ответственности с продавцами. Без него удержать больше среднемесячной зарплаты невозможно
4. Выборочные пересчёты раз в неделю по 20 дорогим позициям. Персонал знает, что проверяют регулярно — это дисциплинирует сильнее камер
5. Камера на кассу и склад. Не поймать, а предотвратить
6. Разделение ролей. Кто принимает товар — не тот, кто списывает. Одному человеку не должны быть доступны обе операции